Automatisering voor slimmer en makkelijker werken
Welke handelingen doe je iedere week opnieuw?
Een aanvraag komt binnen via je website. Daarna kopieer je de gegevens naar een ander systeem, stuur je een bevestiging, maak je ergens een taak aan en zet je dezelfde informatie misschien ook nog in een spreadsheet. Eén keer kost dat niet zoveel tijd. Maar als je iedere dag of iedere week dezelfde handelingen uitvoert, loopt dat behoorlijk op. Vaak kunnen zulke stappen slimmer. Met automatisering kijk ik welke terugkerende werkzaamheden binnen je bedrijf automatisch kunnen verlopen. Niet om alles door computers te laten doen, maar juist om jou en je medewerkers minder tijd kwijt te laten zijn aan werk dat steeds hetzelfde is.
vrijblijvend, twintig minuten
Eerst kijken naar je workflow
Voordat ik iets automatiseer, wil ik weten hoe je nu werkt. Waar begint een proces? Welke stappen volgen daarna? Welke gegevens gebruik je? Wie doet wat? En op welke momenten wordt informatie handmatig van het ene naar het andere systeem overgezet?
Dat noemen we een workflow. Soms blijkt een proces al heel logisch te zijn en hoeven we alleen een paar handelingen te automatiseren. Soms ontdekken we dat dezelfde gegevens op drie verschillende plaatsen worden ingevoerd. Dan heeft het weinig zin om direct iets te bouwen. Eerst kijken waar het eenvoudiger kan. Daarna pas automatiseren. Dat past ook bij de manier waarop ik bij Websitekoers werk: techniek moet een probleem oplossen en geen extra probleem toevoegen.
Wat kun je automatiseren?
Er is veel mogelijk. Welke oplossing verstandig is, hangt af van je bedrijf en de systemen waarmee je al werkt. Denk bijvoorbeeld aan:
- gegevens uit een formulier automatisch verwerken
- een bevestiging versturen nadat iemand een aanvraag heeft gedaan
- gegevens automatisch doorzetten naar een CRM of ander systeem
- taken aanmaken voor een medewerker
- informatie vanuit verschillende systemen samenbrengen
- meldingen versturen wanneer ergens actie nodig is
- documenten of overzichten automatisch laten aanmaken
- informatie maar één keer invoeren en daarna op meerdere plaatsen gebruiken
Het doel is steeds hetzelfde: onnodige handelingen uit je werkproces halen.
Heb je daarbij ook een plek nodig waar gegevens overzichtelijk worden weergegeven of nieuwe informatie kan worden opgeslagen? Dan kom je uit bij portalen en dashboards.
Minder knippen, plakken en overtypen
Veel automatisering begint helemaal niet met een ingewikkeld systeem. Het begint met een vraag: “Waarom doen we dit eigenlijk iedere keer met de hand?” Misschien worden gegevens uit een contactformulier steeds gekopieerd naar Excel. Misschien stuurt iemand na iedere bestelling handmatig dezelfde e-mail. Of misschien moeten gegevens uit verschillende programma’s steeds opnieuw bij elkaar worden gezocht.
Juist in dat soort dagelijkse handelingen zit vaak winst. Een goede workflow zorgt ervoor dat informatie automatisch naar de volgende stap gaat, terwijl jij overzicht en controle houdt.
Automatisering en AI zijn niet hetzelfde
Die twee begrippen worden tegenwoordig vaak door elkaar gebruikt. Toch is er een belangrijk verschil.
Automatisering voert vooraf afgesproken stappen uit. Bijvoorbeeld:
Er komt een aanvraag binnen → de gegevens worden opgeslagen → de klant krijgt een bevestiging → er wordt een taak aangemaakt.
Het systeem weet vooraf precies wat het moet doen.
AI werkt anders. AI kan informatie lezen, interpreteren, samenvatten, schrijven, vergelijken of op basis van een vraag een antwoord samenstellen. Bijvoorbeeld:
Er komt een uitgebreide klantvraag binnen → AI beoordeelt waar de vraag over gaat → maakt een samenvatting → en bereidt een passend conceptantwoord voor.
Daar ligt het verschil. Automatisering voert een proces uit. AI kan binnen een proces ook inhoudelijk iets met informatie doen. Soms heb je alleen automatisering nodig. Soms alleen AI. En soms werkt juist de combinatie het beste. Meer daarover lees je bij AI-oplossingen.
Je bestaande systemen hoeven niet altijd vervangen te worden
Automatiseren betekent niet automatisch dat je alles opnieuw moet laten bouwen. Vaak gebruik je al programma’s die prima werken. Ik kijk daarom eerst of bestaande systemen met elkaar kunnen samenwerken en of informatie automatisch kan worden doorgegeven.
Dat kan bijvoorbeeld via bestaande koppelingen of automatiseringsplatforms. Bekende voorbeelden zijn Make en Zapier. Welke techniek geschikt is, hangt af van wat je wilt bereiken en van de programma’s die je gebruikt. Ik kies dus niet eerst een tool om daar vervolgens een oplossing bij te zoeken. We beginnen bij je werkproces.
Maatwerk als standaardsoftware niet genoeg kan
Niet ieder proces past netjes in een bestaand programma. Misschien werkt jouw bedrijf net even anders. Misschien gebruik je eigen gegevens. Of misschien wil je verschillende functies combineren in één praktische oplossing. Dan kan digitaal maatwerk interessant worden.
Websitekoers kan een oplossing ontwikkelen die aansluit op de manier waarop jouw bedrijf daadwerkelijk werkt. Dat kan een relatief kleine automatisering zijn, maar ook onderdeel worden van een groter systeem met bijvoorbeeld een portaal of dashboard. Je krijgt dus niet automatisch een groot softwareproject. We kijken eerst wat er écht nodig is.
Wanneer is automatiseren interessant?
Niet iedere handeling hoeft geautomatiseerd te worden. Als je iets twee keer per jaar doet, is handmatig werken soms gewoon sneller. Maar voer je dezelfde handelingen vaak uit, kost het veel tijd of ontstaan er fouten doordat gegevens steeds opnieuw moeten worden ingevoerd? Dan is het verstandig om naar je workflow te kijken. Ik kijk daarbij vooral naar drie dingen: Kan het eenvoudiger? Kan het sneller? En blijft het voor jou werkbaar? Want automatiseren om het automatiseren heeft weinig zin.
Waar verlies jij nu onnodig tijd?
Misschien weet je precies welk proces je wilt verbeteren. Maar misschien weet je alleen dat bepaalde werkzaamheden te veel tijd kosten. Ook dan kunnen we beginnen. Laat mij zien hoe je nu werkt. Dan kijk ik waar stappen slimmer kunnen, welke handelingen geautomatiseerd kunnen worden en of daarvoor een bestaande koppeling of een maatwerkoplossing nodig is. Je hoeft de technische oplossing vooraf dus niet te kennen. Dat is mijn werk.
Workflow laten bekijken
Wil je weten of er binnen jouw bedrijf werkzaamheden zijn die slimmer kunnen? Neem gerust contact met mij op. Dan kijken we samen naar je huidige werkwijze.
of bel 0318 413 618
En als je ook een website nodig hebt
Ik bouw je website, Goswin van Horssen zorgt dat mensen hem vinden. We werken vast samen, dus je hoeft niet zelf twee partijen aan elkaar te knopen.